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L’objectif principal est de préparer, organiser et faciliter l’intégration de l’outil TOPASE dans la direction approvisionnement. [...] »

Juliette (consultante chez Altera)

Grande distribution

Durée : 14 mois
Type de prestation : AMOA
Mission : étude des processus de la chaîne approvisionnement en vue de l’implémentation de l’outil TOPASE (optimisation de l’approvisionnement)

Groupe Altera (GA) : Quel est le contexte de la mission ?

Juliette H. (JH) : Cette société de distribution a lancé son projet de mise en place de l’outil d’optimisation de l’approvisionnement TOPASE. Elle souhaite en parallèle mener une étude sur les processus de la chaîne approvisionnement afin de bien intégrer le nouvel outil et l’adapter au métier. Cette étude doit en outre permettre de mettre à plat l’organisation de la direction approvisionnement et évaluer les impacts du nouvel outil sur cette organisation. Le contexte est quelque peu délicat puisque TOPASE dans une version ultérieure a déjà été mis en place dans la structure mais a été ensuite complètement abandonné. Ainsi l’image de cet outil souffrait de cette expérience difficile pour une grande partie des approvisionneurs. Mon intervention vise donc aussi à préparer les utilisateurs et à les rassurer.

GA : Quels sont les objectifs de la mission ?

JH : L’objectif principal est de préparer, organiser et faciliter l’intégration de l’outil TOPASE dans la direction approvisionnement. Pour cela il s’agit :

• de faire dans un premier temps l’état des lieux de la direction approvisionnement afin de mieux connaître ses missions et ses interactions avec les autres acteurs (internes et externes) ;
• puis d’écrire le processus d’approvisionnement en évaluant les flux, volumes et ETP (Equivalent Temps Plein) sur chaque activité.
• ensuite d’analyser et optimiser le processus et évaluer les activités impactées par TOPASE.
• enfin, d’écrire le processus cible, les procédures et modes opératoires afin de faciliter l’accompagnement des utilisateurs et adapter/personnaliser la formation à l’outil.

GA : Quels sont les méthodes et/ ou les outils que tu as utilisés (mis en place) lors de cette mission ? As-tu utilisé des méthodes ou des outils spécifiques à cette mission ?

JH : Pour faire l’état des lieux j’ai commencé par faire des entretiens approfondis avec le directeur, les responsables approvisionnement et enfin chaque approvisionneur, soit 20 personnes. A partir des éléments recueillis, j’ai établi une cartographie des processus selon la méthode Altera (diagramme acteur/tâches avec les flux, volumes et ETP). Une fois le processus cible défini, je l’ai renseigné dans l’outil MEGA de la société (outil de cartographie de processus) avec la description des procédures et modes opératoires TOPASE. Pour la partie formation, j’ai utilisé les modes opératoires et procédures décrites pour les intégrer dans le support de formation de l’éditeur et réaliser avec le chef projet un « mémo-pense bête » à destination des utilisateurs.

GA : Quelles ont été les difficultés rencontrées ?

JH : Il n’y a pas eu de difficultés à proprement parler. Il y a bien eu quelques réticences au départ mais elles se sont dissipées progressivement. Cela est notamment dû au fait que les utilisateurs ont été bien impliqués dans le projet, que le chef de projet reste très à l’écoute des besoins et que j’étais en permanence sur place pour répondre aux questions et craintes des utilisateurs.

GA : Quels sont les résultats obtenus ?

JH : Aujourd’hui l’outil est en place, il fonctionne, il est utilisé et bien adopté par les utilisateurs.

GA : Quel est le bilan de la mission ?

JH : Je pense que c’est un bilan positif puisque l’intégration de l’outil s’est bien passée et que l’on a atteint les objectifs fixés par la société. Elle a d’ailleurs fait de nouveau appel au Groupe Altera sur d’autres projets appliquant cette même méthodologie.