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L’objectif principal de cette mission est d’élaborer un modèle de système de reporting DSI permettant de piloter la production du service Delivery et de la direction SI, de manière plus efficace et transparente [...] »

Olena (consultante chez Altera)

Distribution Spécialisée

Durée : au forfait
Type de prestation : Organisation
Mission : refonte du système de reporting DSI

Groupe Altera (GA) : Quel est le contexte de la mission ?

Olena W. (OW) : Le système de reporting de cette société de distribution est hétérogène et complexe :

• sa maintenance est relativement coûteuse et consommatrice de temps, puisqu’elle n’est pas automatisée (certains reportings sont partiellement automatisés, d’autres restent entièrement manuels) ;
• la connaissance du fonctionnement du système est détenue par plusieurs acteurs, et est peu formalisée. De plus, certaines personnes ayant participé à son développement ne font plus partie de l’entreprise ;
• les indicateurs utilisés ne sont pas toujours les plus significatifs, d’autant plus que leur mise en forme ne permet pas toujours une exploitation facile (impossibilité d’ouvrir deux reportings côte-à-côte, impossibilité de comparer deux périodes côte-à-côte…) ;
• les données présentées dans les reportings ne reflètent que partiellement les activités de la DSI. En effet, pour avoir une vision complète, il faut réunir les données issues de cinq outils différents. Le changement de l’outil de gestion des activités DSI, couvrant un plus grand périmètre que les outils existants, est prévu prochainement.

GA : Quels sont les objectifs de la mission ?

OW: L’objectif principal de cette mission est d’élaborer un modèle de système de reporting DSI permettant de piloter la production du service Delivery et de la direction SI, de manière plus efficace et transparente. Quelques critères recherchés :

• pertinence ;
• lisibilité ;
• efficacité ;
• évolutivité ;
• simplicité des mises à jour…

GA : Quelle démarche a été mise en place pour atteindre l’objectif ?

OW : Pour atteindre l’objectif fixé, il était proposé :

• d’une part, de modeler un système de reporting offrant une grille de lecture simple et satisfaisant différents types d’utilisateurs ;
• d’autre part, d’automatiser et centraliser la collecte et le traitement des données, ainsi que les mettre à disposition des utilisateurs dans un seul endroit.

La démarche a été lotie de la manière suivante :

GA : Quels méthodes et/ou outils as-tu utilisés ?

OW : Excel a été choisi comme base des nouveaux reportings.

GA : Quelles ont été les difficultés rencontrées ?

OW : Les principales difficultés ont été liées à :

• l’obtention des informations (connaissances du système non formalisées) ;
• l’impossibilité ou une forte complexité pour automatiser l’extraction des données (nombre d’outils, contraintes outils, indicateurs différents d’un outil à l’autre…) ;
• la qualité des données source (données erronées, mal ou non renseignées…) ;
• hétérogénéité des données référentielles au sein des différentes sources (exemple : codification des services,…)

GA : Quels sont les résultats obtenus ?

OW : Le reporting produit propose différentes grilles de lecture :

• succinctes et détaillées ;
• comparatives par période (jour, semaine, mois, trimestre, année) ;
• destinées aux différents types d’utilisateurs (équipe, service, directions métier…) L’automatisation a pu se faire pour 2 outils sur 5. Pour le reste, les modèles cible ont été proposés.